Octavia's

TUGAS

engantar Kearsipan dan Dokumentasi

Nama Kelompok :

1. Imroatul Mufidah (071411631008)

2. Nur’Aini Yusminar M. (071411631010)

3. Octavia Wigrha Istia D. (071411631061)

4. Nurma Pandwita U. (071411633005)

5. Della Evanely (071411631076)

FISIP

ILMU INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS AIRLANGGA

2014

INSTITUSIONAL REPOSITORY UNIVERSITAS SUMATERA UTARA (USU REPOSITORY)

Institutional Repository yaitu sebuah media untuk menampung hasil penelitian dan hasil dokumen ilmiah lainnya secara digital dan dapat dinikmati oleh khalayak luas. Institusional Repository bertujuan memperoleh, melestarikan dan menyediakan akses ke karya digital yang merupakan produk sebuah komunitas.Di sini komunitas dapat berarti universitas, lembaga penelitian, organisasi dsb. Dari tujuan tersebut, keberadaan institusional repository dalam suatu lembaga pendidikan seperti Perguruan Tinggi atau Universitas sangat penting. Setiap tahunnya, universitas menerima puluhan bahkan ratusan koleksi tambahan dalam bentuk skripsi, tesis, disertasi atau koleksi lainnya yang disimpan di perpustakaan. Hal tersebut tentunya bisa menyebabkan terjadinya penumpukan koleksi di perpustakaan, karena banyaknya jurnal-jurnal yang dimiliki Universitas yang dijadikan rujukan dalam penelitian. Berikut ini kami mengambil contoh Institusional Repository Universitas Sumatera dan akan menjelaskan bagaimana sejarah dan perkembangan Institusional Repository Universitas Sumatera Utara, jenis dokumen apa saja yang dimiliki, format dokumennya serta sistem pengkategorian dokumen.

Koleksi USU Repository merupakan karya ilmiah yang pada umumnya berhubungan dengan pembelajaran dan kegiatan penelitian. Koleksi elektronik Deposit USU selanjutnya disebut dengan USU Repository.Terdiri dari karya tentang universitas dalam bentuk dokumen elektronik termasuk laporan penelitian, disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir, kertas karya mahasiswa, pidato rektor, pidato pengukuhan guru besar, prosiding, buku panduan departemen, jurnal universitas, dan yang lainnya.Digitalisasi terhadap koleksi USU Repository dibutuhkan untuk perluasan pemanfaatan dan kemudahan akses. Pemanfaatan dan kemudahan akses terhadap sumberdaya informasi elektronik jauh lebih luas jika dibandingkan dengan bahan tercetak. Sumberdaya informasi elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan dengan akses jarak jauh (remote access) tanpa harus datang ke perpustakaan.

Gambar : Halaman Muka Website USU Repository

1. Sejarah dan Perkembangan Institusional Repository Universitas Sumatera Utara (USU)

Tahun 2001

Proses digitalisasi di Perpustakaan USU sudah dimulai sejak pertengahan tahun 2001, tetapi yang dikerjakan pada saat itu baru karya ilmiah dosen berupa artikel dan laporan penelitian saja dan jumlahnya pun masih sedikit yaitu 298 judul artikel, dan publikasinya di Web baru dimulai Februari 2002, sedangkan aplikasi pengelolaan dan sistem temu kembali informasi (digital library software) yang digunakan juga masih sederhana yaitu, memanfaatkan program aplikasi atau modul Download yang ada pada CMS PostNuke.

Tahun 2002‐2006

Terpacu oleh salah satu indikator keberhasilan program TPSDP tahun 2002, yaitu menyediakan koleksi elektronik universitas (Electronic University Repository), maka Perpustakaan USU terus giat mengembangkan koleksi digitalnya dengan cara mendigitalisasi karya ilmiah dosen yang diterminya serta mempublikasikan ke internet. Hingga tahun 2006 USU Repository tercatat sudah memiliki 1.981 judul artikel.

Tahun 2007

Program Hibah Kompetisi Institusi INHERENT (Indonesia Higher Education Network) K‐1 tahun 2007 yang dimenangkan oleh Perpustakaan USU dengan program yang diusulkan adalah “Peningkatan Pemanfaatan Sumberdaya Informasi Elektronik Perpustakaan untuk Kegiatan Pembelajaran dan Penelitian”, dengan tujuannya untuk; penambahan kuantitas, jenis dan subyek sumberdaya informasi elektronik yang dapat diakses secara online dari Perguruan Tinggi sendiri maupun Perguruan Tinggi lain, dan mengembangkan perangkat lunak digital library software. Melalui program tersebut, Perpustakaan USU berhasil menambah koleksi elektroniknya sekitar 6.000 judul artikel serta membuat digital library software sendiri dengan nama DELI. DELI dibuat dan dikembangan dalam bentuk sebuah modul (extensions) yang diintegrasikan dengan CMS Joomla sebagai Websitenya mulai diimplementasikan untuk menggantikan aplikasi Download tahun 2008. Di tahun yang sama juga setelah diusulkan dan dikeluarkannya Keputusan Rektor USU No. 1240/H5/SK/PK/2007 tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa Kepada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara tertanggal 21 Agustus 2007, sehingga berdampak juga terhadap peningkatan jumlah koleksi yang diterima oleh perpustakaan, khususnya karya akhir berupa Disertasi, Tesis, Skripsi, Tugas Akhir, dan Kertas Karya dari mahasiswa yang akan menyelesaikan masa studinya.

Tahun 2010

USU Repository yang dipublikasikan dan dapat diakses dari internet dengan alamat http://library.usu.ac.id dirasakan kian hari performa aplikasinya (DELI) menurun. Hasil analisa yang dilakukan menunjukkan ada dua faktor penyebab yang signifikan mengakibatkan performa aplikasi tersebut menurun, yaitu pertama; adanya jumlah akses yang meningkat (dapat dilihat dari statistik kunjungan website), dan jumlah anggota (members) terdaftar meningkat, kedua; adanya pertambahan rekod (items) setiap hari. Penurunan performa DELI berdampak juga terhadap kinerja yang lain seperti entri data dan proses penelusuran (searching) menjadi terkendala karena prosesnya lambat dan kadang‐kadang terjadi system error sehingga secara otomatis Website library.usu.ac.id juga tidak dapat diakses.

Untuk mengoptimalkan pengelolaan dan kemudahan akses terhadap koleksi atau sumberdaya informasi elektronik khususnya USU Repository, haruslah dikelola dengan sebuah sistem temu kembali informasi (Information Retrieval System) atau Digital Repository Software yang handal. Oleh karena itu, pilihan penggunakan program aplikasi yang digunakan merupakan salah satu syarat yang sangat penting pula. Hal ini mengingat dari pengalaman atau kendala yang dihadapi pada saat menggunakan DELI agar tidak terjadi lagi. Oleh karena itulah diperlukan sebuah sistem yang handal untuk menggantikan aplikasi DELI.

Migrasi dari DELI ke DSpace

DSpace (DuraSpace) adalah paket perangkat lunak berbasis open source yang dikembangkan secara bekolaborasi oleh Massachusetts Institute of Technology (MIT) Libraries dan Hawlett‐Packard (HP) sejak tahun 2002. DSpace dapat digunakan untuk pengelolaan digital content/digital repositories, termasuk mengumpulkan, mengatur, mengindeks, dan mendistribusikan koleksi digital. DSpace bisa didapat secara gratis,mudah diinstal, digunakan, serta dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan. DSpace banyak memiliki keunggulan serta fitur‐fitur yang mumpuni seperti; statistik, standar metadata Dublin Core, mendukung OAI‐PMH (Open Archives Initiative‐Protocol for Metadata Harvesting) yang dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis, selain itu penggun DSpace juga tersebar hampir di seluruh dunia dengan komunitas yang besar sehingga memungkinkan adanya sharing informasi sesama komunitas terutama dalam hal penggunaan maupun update sistem. Berdasarkan beberapa alasan dan pertimbangan di atas, maka DSpace dipilih untuk digunakan sebagai Digital Repository Software di dalam pengelolaan USU Repository menggantikan DELI.

Migrasinya USU Repository dari DELI ke DSpace, juga diikuti dengan penamaan domain baru sehingga USU Repository yang sebelumnya berada di bawah http://library.usu.ac.id, sekarang sudah memiliki URL sendiri dan dapat diakses melalui alamat http://repository.usu.ac.id terhitung sejak tanggal 10 April 2010.

2. Jenis dan format dokumen

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, jenis dokumen yang dikumpulakan sebagai berikut:

a. Guide Book (GB) yang berjumlah 84

b. Lecture Paper (LP) yang berjumlah 2173

c. Master Theses (MT) yang berjumlah 6633

d. PhD Dissertations (PD) yang berjumlah 147

e. Student Papers (SP) yang berjumlah 28600

f. USU e-Archive (UA) yang berjumlah 150

g. USU e-Journals (UJ) yang berjumlah 1582

Total keseluruhan dari koleksi atau dokumen yang terdapat di USU Repository adalah 39.300 buah dokumen dengan format keseluruhan dokumen yakni PDF.

3. Sistem Pengkategorian atau pengklasifikasian dokumen

Untuk memudahkan user atau pengguna menemukan dokumen yang diinginkan, USU repository mengklasifikasikan dokumen yang dimiliki dengan beberapa cara sebagai berikut:

a. Berdasarkan Communities and Collections

Gambar: Halaman Berdasarkan Communities and Collection

b. Berdasarkan Issue Date

Gambar: Halaman Website Berdasarkan Issue Date

c. Berdasarkan Author

Gambar : Halaman Website Berdasarkan Author

d. Berdasarkan Tittle

Gambar: Halaman Website Berdasarkan Tittle

e. Berdasarkan Subject

Gambar: Halaman Website Berdasarkan Subject

f. Berdasarkan Author

Gambar: Halaman Website Berdasarkan Author

4. Pemanfaatan Institusional Repository Universitas Sumatera Utara

USU Repository dibangun dengan prinsip open access sehingga dapat dimanfaatkan atau diakses secara terbuka, baik abstrak maupun artikel penuhnya (abstract dan fulltext), akan tetapi untuk dapat mengunduh (download) artikel tertentu dibutuhkan otorisasi dengan menggunakan user id dan password. Untuk mendapatkan otorisasi pengunjung harus menjadi members terlebih dahulu di Website USU Repsository. Untuk menjadi member pendaftarannya dapat dilakukan sendiri secara online melalui alamat http://repository.usu.ac.id/register.

Gambar : Halaman Registrasi Member

5. Upaya Pengembangan USU Repository

Beberapa upaya yang telah dilakukan Perpustakaan USU dalam rangka pengembangan USU Repository baik dalam bentuk kebijakan administrasi maupun teknis hingga tahun 2010 dapat dilihat sebagai berikut:

Kebijakan Administrasi

a. Membentuk Tim yang khusus menangani secara rutin pekerjaan digitalalisasi dan publikasi koleksi USU Repository di Perpustakaan USU (Nota Tugas Kepala Perpustakaan).

b. Mendefinisikan, merancang mekanisme dan prosedur tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa kepada Perpustakaan Universitas (SK Rektor).

c. Mengusulkan dan ikut dalam beberapa hibah kompetisi instusi yang ditawarkan oleh DIKTI (Menang dalam TPSDP tahun 2002 dan PHKI INHERENT tahun 2007).

Kebijakan Teknis

a. Membuat domain baru repository.usu.ac.id sesuai dengan yang direkomendasikan dalam Ranking Web of World Repositories (RWWR).

b. Memilih untuk menggunakan Digital Repository Software (DRS) yang berbasis open source serta memiliki fitur‐fitur standar metadata yang digunakan secara internasional seperti standar metadata Dublin Core, mendukung OAI‐PMH (Open Archives Initiative‐Protocol for Metadata Harvesting) yang dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis.

c. Mendaftarkan USU Repository ke beberapa Directory Repositories terkenal, seperti ROAR (Registry of Open Access Repositories), OpenDOAR (Directory of Open Access Repositories), DOAJ (Directory of Open Access Journals) , IESR (information about electronic resources and research),DRIVER (Digital Repository Infrastructure Vision for European Research) , Direktori Ranking Web of World Repositories ,dan sebagai pengguna Dspace.

d.Termasuk juga di jaringan Referensi Ilmiah Indonesia Garuda (Garba Rujukan Digital).